Elektronische Kommunikation
Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Kreisverwaltung Südwestpfalz eröffnet den Zugang für die elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP).
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Südwestpfalz davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Südwestpfalz an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Südwestpfalz keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Südwestpfalz nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
2. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 30 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierten Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Südwestpfalz keine weitere Mitteilung.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz
1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an z.B.: kv@lksuedwestpfalz.de geschickt werden.
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Optional können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos beim Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten hierüber versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung Südwestpfalz als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung Südwestpfalz anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: lksuedwestpfalz@poststelle.rlp.de
Weitere Hinweise sowie die Nutzungsbedingungen finden Sie unter:
https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle
III. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Widersprüche und diverse Anträge).
Zugelassene Verfahren, die die Schriftform ersetzen, sind:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) [1]
In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf den Internetseiten der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Kreisverwaltung Südwestpfalz senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung: lksuedwestpfalz@poststelle.rlp.de
Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung Südwestpfalz sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz dar.
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung das Nutzerkonto auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Kreisverwaltung Südwestpfalz und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Nutzungsbedingungen finden Sie unter: https://mdi.rlp.de/de/service/kontakt/virtuelle-poststelle
b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer
Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises
Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG). Hier muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen (§ 3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG).
III. Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung Südwestpfalz übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung Südwestpfalz sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
[1] Rechtsgrundlage: § 3a Abs. 2 VwVfG i.V.m. § 17 Vertrauensdienstegesetz (VDG). Das VDG ist das eIDAS-Durchführungsgesetz. Informationen zur eIDAS Verordnung (EU) Nr. 910/2014 finden Sie hier: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/eIDAS/eIDAS_node.html
Mit Einführung der eIDAS-Verordnung wurde die Signaturrichtlinie aufgehoben; das Signaturgesetz (SigG) wurde durch das VDG abgelöst, das am 29.07.2017 in Kraft getreten ist. Auch die Signaturverordnung trat zum 29.07.2017 außer Kraft.