Digitalisierung schreitet für Bürger und Mitarbeiter voran.

Idealerweise soll der Ablauf dann voll- oder teilautomatisiert funktionieren. Bei mehr als 500 verschiedenen Anträgen stellt dies eine sehr große, zeitintensive Aufgabe dar, die in großen Kommunen von einem Vielfachen an Personal gestemmt werden.

„Es gibt in bereits 15 Themenbereichen ganz viele Verwaltungsleistungen, die Bürgerinnen und Bürger auf lkswp.de bei der Kreisverwaltung Südwestpfalz schon jetzt online erledigen können.“, freut sich Landrätin Dr. Susanne Ganster und stellt dabei klar. „Die Kreisverwaltung hat dabei leider keinen Einfluss darauf, wann welche und wie viele Leistungen zur Umsetzung bereitstehen und fertig administriert vom eigenen Haus angeboten werden können.

Einwirken kann man in der Kreisverwaltung erst auf die nachgelagerten Prozesse. Hier ist man derzeit auf dem Laufenden und alle für die Kreisverwaltung bereitgestellten Formulare sind online nutzbar.

Ist digital einfach nur digital – welche Unterschiede gibt es bei digitalen Formularen?

Ist es online nutzbar kann der digitale Verfahrensgrad und damit die Effizienz in der Verwaltung gesteigert werden. Bei einem relativ neuen Online-Antrag steht, wie beim Jagdwesen, ein reiner E-Antrag bereit. Die Angaben daraus müssen nach Eintreffen für die weitere Bearbeitung eingegeben werden. Ist neben dem E-Antrag bereits eine Fachverfahrensanbindung vorhanden, wie beim Waffenwesen, können Antragsdaten automatisch ins Fachverfahren übernommen werden.

Eine nächste Evolutionsstufe ist beispielsweise für Aufenthaltstitel im Ausländerwesen erreicht. Hier gibt es zum E-Antrag das Fachverfahren und eine E-Akte. Vermutlich mit dem elektronischen Bauantrag wird realisierbar, dass zum E-Antrag, Fachverfahren und der E-Akte auch der E-Bescheid erfolgt, weil hier dafür notwendige Signatur- und Siegeldienste verfügbar sein werden. Zurzeit läuft die Implementierung gemeinsam mit allen Verbandsgemeindeverwaltungen im Landkreis Südwestpfalz.

Steigern kann man diesen Grad der Digitalisierung nur noch durch eine Automatisierung beispielsweise mittels KI. Ein erstes KI-Pilotprojekt ist im Gesundheitsamt gestartet. Dabei werden Fallzahlen meldepflichtiger Erkrankungen vollautomatisch an das RKI übertagen. Diese Technologie ist bei weniger komplexen Prozessen automatisiert einsetzbar. So können Mitarbeiter entlastet und Prozesse in der Verwaltung beschleunigt werden.

Woher erhält die Verwaltung die digitalen Formulare?

Die moderne und zukunftsgerichtete Verwaltung wird mit digitalen Lösungen erreicht, die aus unterschiedlichen Quellen kommen können. Die elektronische Antragsstrecke (digitales Formular) kann von einem Bundesland in Absprache entwickelt und für die Kommunen aller Bundesländer zur Nachnutzung bereitgestellt worden sein. Vorteil dabei ist die sehr professionelle Lösung hinsichtlich Optik, Bedienbarkeit Datenschutz und IT-Sicherheit. Neben der Kostenübernahme für die Entwicklung gewährleisten bundesweit zentral zur Verfügung gestellte (EfA-)Leistungen die erforderlichen Praxistests, bedarfsgerechte Funktionalität und den übergreifenden Einsatz, der auch über Kommunen hinweg miteinander vereinbar sein muss.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, als Verwaltung Dienstleister mit der Bereitstellung von Antragsportalen zu beauftragen. Das ist beispielsweise dann wirtschaftlich denkbar, wenn es keine der zuvor beschriebenen von Einem für Alle (EfA) entwickelte Leistung gibt, zudem für die digitale Weiterverarbeitung ein Fachverfahren bereits verfügbar ist und auch nachhaltiger Bedarf besteht. Denn hier müssen alle Kosten für das Antragsportal selbst getragen werden.

Einmal entwickelt – und damit sofort einsetzbar?

Bei den favorisieren EfA-Leistungen überwiegen alleine aufgrund der Kostenneutralität die Vorteile. Denn man will und muss in allen Bereichen elektronische Anträge anbieten. Beispiele wie durchschnittlich 4 Anträge im Jahr beim Versammlungsrecht unterstreichen die einzig effiziente Auswahl einer EfA-Leistung für diesen Prozess. Sehr wohl haben EfA-Leistungen auch Nachteile: Sie müssen eventuell an Bedürfnisse oder Recht im jeweiligen Land angepasst werden. So wurde der elektronische Bauantrag wurde in Mecklenburg-Vorpommern entwickelt, wo es die in Rheinland-Pfalz für die Einreichung zuständigen Verbandsgemeinden nicht kennt. Dafür notwendige Anpassungen werden durch das Land, Pilotkommunen und die entsprechenden Entwickler vorgenommen. Damit ist ein Auslöser aufgezeigt, warum einzelne Kommunen keinen Einfluss auf das Tempo beim Anbinden der Prozesse haben.

DIY – kann man das nicht einfach auch selbst machen?

Denkbar ist auch die notwendigen digitalen Antragsstrecken auf einer bereitgestellten Antrags- und Prozessplattform selbst zu erstellen. Damit verbunden ist jedoch ein sehr hoher Pflegeaufwand, um alles jederzeit technisch und rechtlich auf dem aktuellen Stand zu halten. Wegen der hohen Anzahl und Komplexität von Anträgen dauert die Entwicklung sehr lange und wird in der Regel anders gelöst. Damit bleiben auch die Personal-Kapazitäten soweit frei, um alle extern angelieferten Antragsstrecken umgehend für die eigenen Mitbürgerinnen und Mitbürger nutzbar zu machen. Diesen Weg haben wir beim Landkreis erfolgreich beschritten.

Wie weist man sich für den jeweiligen Antrag aus?

Im Bereich der Schülerbeförderung ist eine Authentifizierung beispielsweise nicht nötig. Vorteilhaft wäre die BundID, um sich mit einem zentralen Benutzerkonto und dem Personalausweis mit Online-Funktion oder dem Elster-Zertifikat zu authentifizieren. Damit werden bereits die persönlichen Daten aus dem Benutzerkonto automatisch in den Antrag übertragen. Zu manchen Online-Formularen kann man ein zugehöriges Blatt unterschreiben und persönlich oder über den Postweg zustellen. Die Mitarbeiter können den Antrag bereits im Vorfeld prüfen.

Was kann jetzt schon online erledigt werden? Mit welchen Leistungen geht es weiter?

Nutzerfreundlich und barrierefrei sollen die elektronischen Verwaltungsleistungen sicherstellen, dass staatliche Angebote im Internet besser auf die Bedarfe aller BürgerInnen ausgerichtet sind. Bislang können sie bei der Kreisverwaltung Südwestpfalz folgende digitale Formulare bereits auf der Internetseite nutzen:

Online-Anträge des Artenschutzes

• Melde-und Bescheinigungswesen im Artenschutz

Online-Anträge der Ausländerbehörde

• Aufenthaltstitel für die Ausbildung
• Aufenthaltstitel für die Erwerbstätigkeit
• Aufenthaltserlaubnis aus familiären Gründen
• Aufenthaltstitel für Geflüchtete aus der Ukraine
• Änderung aufenthaltsrechtlicher Nebenbestimmungen
• Niederlassungserlaubnis
• Aufenthalt von EU- und EWR-Bürgern sowie deren Familien (Freizügigkeitsberechtigte)
• Einbürgerung

Online-Anträge im Bereich Gesundheitswesen

• Anmeldung zur Online-Belehrung nach §43 IfSG

Online-Anträge im Jagdwesen

• Beantragung eines Jagdscheins
• Änderung eines Jagdscheins/Eintragung eines Jagdbezirks
• Zulassung zur Jäger- oder Falknerprüfung

Online-Anträge im Bereich Jugend und Familie

• Antrag auf Unterhaltsvorschuss
• Anmeldung zum Ferien- und Freizeitprogramm

Online-Anträge im Bereich der KFZ-Zulassung 

• Reservierung von (Wunsch)-Kennzeichen
• Zufallskennzeichen (Gebührenfreie Kennzeichenreservierung ohne Wunschangabe)
• Weitere werden gerade vom Dienstleister überarbeitet

Online-Anträge im Bereich des Kommunalen Jobcenters

• Antrag auf Bürgergeld
• Antrag auf Weiterbewilligung Bürgergeld (WBA)
• Voranmeldung Bürgergeld (Fristwahrung)
• Veränderungsmitteilung (VÄM)

Online-Anträge im Bereich Schülerbeförderung

• Antrag auf Übernahme von Beförderungskosten bei Besuch eines Kindergartens
• Antrag auf Übernahme von Fahrtkosten der Klassenstufen 1-10 durch den Landkreis
• Antrag auf Übernahme von Fahrtkosten durch den Landkreis (Sekundarstufe II)
• Antrag auf Genehmigung der Übernahme von Schülerfahrtkosten durch die Kreisverwaltung bei Beförderung mit Privatfahrzeugen

Online-Anträge im Bereich Schulwesen

• Antrag auf Lernmittelfreiheit

Online-Anträge im Bereich Soziales

• Antrag BAföG
• Wohngeld Mietzuschuss Erstantrag
• Wohngeld Mietzuschuss Weiterleistungsantrag
• Wohngeld Mietzuschuss Erhöhungsantrag
• Wohngeld Lastenzuschuss Erstantrag
• Wohngeld Lastenzuschuss Weiterleistungsantrag
• Wohngeld Lastenzuschuss Erhöhungsantrag

Online-Anträge im Bereich Veterinärwesen und Landwirtschaft

• Antrag auf Agrarförderung

Online-Anträge im Bereich Waffenwesen

• Erteilung grüne Waffenbesitzkarte für einzelne Person
• Erteilung gelbe Waffenbesitzkarte für einzelnen Sportschützen
• Erteilung rote Waffenbesitzkarte für Waffen-/Munitionssammler bzw. –sachverständige
• Kleiner Waffenschein – Erteilung
• Eintragung in die Waffenbesitzkarte, Anzeige Erwerb
• Anzeige Überlassung einer Waffe
• Erteilung Waffenbesitzkarte für Schießsportvereine oder jagdliche Vereinigungen
• Erteilung Waffenschein zum Führen von Schusswaffen
• Waffenbesitzkarte – Voreintrag
• Verlängerung einer Erlaubnis zum Führen von Schusswaffen
• Antrag auf Ausstellung eines Europäischen Feuerwaffenpasses
• Antrag auf Verlängerung/Änderung eines Europäischen Feuerwaffenpasses
• Grüne WBK – Erbfall
• Anzeige Verlust
• Nachweis Einbau Blockiersystem – Erbwaffen
• Antrag auf Ausnahme vom Mindestalter zum Schießen auf Schießstätten
• Erlaubnis zum Schießen – Erteilung
• Anzeige Unbrauchbarmachung
• Erlaubnis zur Mitnahme – Erteilung
• Erlaubnis zur Mitnahme – Verlängerung
• Erlaubnis zur Verbringung – Erteilung

Es wird fortlaufend mit Nachdruck daran gearbeitet, dieses Leistungsspektrum auszubauen. Derzeit stehen weitere Themengebiete für den Online-Einsatz unmittelbar bevor:

• Einbürgerung
• Fahrtenschreiberkarte

Parallel wird an weiteren digitalen Formularen gearbeitet und getestet. Veröffentlicht auf der Internetseite der Kreisverwaltung werden mittelfristig:

• Verpflichtungserklärungen
• Elektronischer Bauantrag (in Zusammenarbeit mit den Verbandsgemeinden)
• Taxi- und Mietwagenkonzession
• Versammlungsanzeigen
• Geldwäscheverstöße
• Beistandschaft
• Hilfe zur Erziehung
• Elterngeld
• Adoptionen
• Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennung

• Anmeldung Sperrmüll- und Kühlgeräteabholung